陈春花:“主动遗忘”管理是知识管理中更具挑战性的工作

2020-09-08 08:40:31      浏览    作者:陈春花

导读知识成为新时代重要的驱动要素,企业要使竞争优势可持续,必须进行知识管理,而在知识管理的过程中,我们也会面临诸多挑战。什么样的知识是组织需要的?什么样的知识是组织应该抛弃的?如何让组织的知识管理帮助组织成功?这都是知识管理过程中需要慎重思考的。


西奥迪尼在他的《影响力》一书中讲到“咔哒,哗”行为模式,“咔哒,哗”行为模式其实是一种下意识反应。当某一种状况、特征出现时,我们会下意识地做出某种回应。比如,当我们收到别人送来的礼物,不可避免想到某一天一定要回赠他一个礼物,如果没有以某种形式去回报这一份善意,我们会为之十分纠结、长期记挂在心。这是我们人类在长期地适应外界环境的过程中,依据积累的经验,得出来的具有规律性的一种“捷径”,或者说是一种“懒惰的力量”。

组织发展过程里也会有“咔哒,哗”行为模式。


当一个组织取得了阶段性的成功,或者说远超出同行业的成功,它的一些做法、流程、模式几乎也变成了下意识的反应:只要这样做,我们就会成功;或者这样做就对了,何必费力气去思考和创新?


但在充满不确定性的互联网时代,组织这样按照既定的某种流程、模式去做,是不是能够一直正确,一直取得成功?


答案必然是:很难一直成功的。所以组织在进行知识管理的过程中,需要学习管理“主动遗忘”。


01

组织必须能辨识过时的知识

并将之抛弃


植根于组织文化和精神地图的过去的学习,既可以成为有用的组织导向,也可能会阻碍组织进一步学习,这时候我们需要主动遗忘已学到的、旧的过时知识。


因为学习并非只是积累知识的过程,有时候为了发展新的行为和新的精神地图,尤其是技术范式转变时期,组织面临的“游戏规则”、标准和基础都发生了变化,很难对从实验和历史中得到的反馈信息做出解释。


内部知识整合丧失了目标,大量知识的过时使公司在知识的运用方面迷失方向。组织必须辨识出已经过时的知识,对那些不再能产生顾客价值的观察和办事的方式,提出质疑并将它们抛弃一旁。


02

组织需主动遗忘新的有害知识


组织学习是一把双刃剑。组织和人一样,也可能学到一些坏习气——起反作用的知识。


成功企业能够在这些知识进驻组织记忆库之前,将它们忘记。要做到这一点,公司必须辨识出有用的知识与可能有害的习惯之间的区别,必须设立相应的体系,确保组织在后者尚未站稳脚跟之前就将其“遗忘”。


实际上,学习是一件很容易的事情,真正的挑战在于学习正确的东西。主动遗忘就是避免组织学到有害的知识。


03

主动遗忘管理

是知识管理成败的重要标准


人们认为,企业的管理,实质上就是知识的管理。企业知识管理就是对以三种智力资本(人力资本、结构资本、关系资本)形式存在的知识所进行的管理。组织主动遗忘作为对组织学习的补充,在知识管理中扮演着和组织学习同样重要的角色。


组织主动遗忘管理就是让组织极大限度地除去对组织已经过时的知识,或者对组织的将来有害的知识。


不久前沸沸扬扬的“新员工不喝领导敬酒被打耳光”事件,可以作为组织主动遗忘管理的反面案例。组织管理者面对新员工,这些从小就与虚拟网络结下不解之缘,生活总体水平较为富足的年轻一代,是不是还能够依据原有的习惯进行沟通管理?无论是在正式的管理场景之中,还是在私人交往场合,新生的力量正在逐渐走向舞台中央,他们不仅与原有的场景形成融合,更重要的是也同时形成了不认同,甚至割裂和对抗。这给组织知识管理带来了新的挑战和新的可能。


这个事件或许可以看作是新生力量的一次有些激烈的表达,但组织管理者是时候正视“主动遗忘”过时和有害知识了。那些管理者原有的“咔哒,哗”行为模式,需要经过“遗忘”,来腾空组织记忆,需要形成与网络互联网时代相适应的新的“咔哒,哗”行为模式。


随着新生力量的不断加入,并且不断成为组织管理的重心和中心,我们应该认识到,组织主动遗忘的管理是知识管理中更富有挑战性的工作,成为知识管理成败的重要标准。


04

主动遗忘管理过程中

个体与群体相互作用


组织不能真正进行人脑如遗忘等那样的心智活动,组织主动遗忘首先要靠个体成员去主动遗忘,个体在很大程度上决定了组织主动遗忘的发生。组织需要提供一些环境因素,这些因素利于进行愿景和观点交流,从而促进个体主动遗忘。


同时,要实现群体主动遗忘,需要完成两项使命:1)将个人的已过时的或者被认为有害的知识编码化和集中化;2)只有组织其他成员将这些知识丢弃后,才能使组织获得竞争力,为此,组织所掌握到的认为已经过时了的或者有害的知识,必须扩散到组织的其他成员当中去。个体主动遗忘与群体主动遗忘这两个过程相互交织。


1. 不要害怕失败,所有形式的主动遗忘和变化都是以组织成员经历某种形式的失败而开始的。


沙因认为,所有形式的学习和变化都是从不满或困惑开始的。不论组织出现哪种情况,都需要成员找出问题,提出变化调整方案并在组织中引入新的方法。


“失败是成功之母”这句话用在这里也是合适的。我们不要害怕失败,所有形式的主动遗忘和变化都是以组织成员经历某种形式的失败而开始的,这些失败是由于个人或组织的期望与所要达到的目标不一致所造成的。


正如“新员工不喝敬酒被打耳光”而引发的混乱:究竟是这届孩子“不听话”?还是管理者的“主动遗忘”没有被充分管理起来?“混乱”推动旧的思考方式和行为或者新的有害的知识被丢弃,而引进新的方式。


当组织面临问题时,该组织被认为是进入了一种混乱的状态,但恰是因为这种混乱导致组织内张力的增加,促使每个成员致力于发现问题和解决问题。这些行动将引发新的学习。


2.“组织认同”很大程度上影响员工主动遗忘的积极性。


一个个体一旦发现了某种经验或心智模式形式存在过时的知识,或者对组织有害的新知识,有必要将这种个体知识转化为组织知识。这个转化的过程表现为不断有越来越多的成员“认同”这些是过时的、有害的知识。群体主动遗忘最重要的前提就是成员的“组织认同”。组织认同很大程度上影响了员工主动遗忘的积极性。


认同的过程也是知识分享的过程。组织内有三种实现个人知识在组织内流动的催化剂:共同语言、自由沟通和相互调整。Dulati(1995)认为,当两个或更多人联合起来,他们之间的沟通将更顺畅,他们将分享经验,产生更多的看待问题的视角,公开以前工作错误,促进主动遗忘。在这样的环境下,个体将知道相互间各自的已过时的和有害的能力和知识分别是什么。


管理者或者技术掌门人可以作为组织主动遗忘的催化剂,他们在成功实现主动遗忘过程中扮演着重要的角色。为了丢弃有害的知识,管理者或者技术掌门人应该允许员工参与工作内容的确定和工作方式的选择。


05

“是否有利于增强组织核心竞争力”

是辨别知识好坏的标准


企业在进行主动遗忘时,最首要也是最关键的就是对有害知识的辨识。那么,企业如何辨识知识是否有害?


这种对知识好坏的辨别主要建立在组织成员对企业核心竞争能力的深刻认识和理解上,如果某种知识有利于增强组织核心竞争力,那它就是对企业有益的知识,反之,就是对企业有害的知识。


因此,企业内每一个人都要对企业的核心竞争能力有理智和明确的认识,这样成员才有判断知识好坏的标准,组织才能选择主动遗忘哪些知识,才能管理好组织的主动遗忘。


组织主动遗忘是一个动态的过程。组织主动遗忘的动态性表现在学习发生的各个阶段,个体、组织和外界系统之间都有知识、信息的交流以及相互的影响。组织主动遗忘过程中,个体和组织的相互作用,个体主动遗忘与组织主动遗忘相互交织。


个体在主动遗忘的整个过程中充当着首要的角色、整个主动遗忘过程都有个体的参与;个体进行发现问题、改变认知模式、引入新方法等过程。总之,个体是组织主动遗忘行为过程的基本主体,是组织主动遗忘进行的客观基础。


06

“主动遗忘”管理

是每个组织需不断探索的工作


管理“主动遗忘”是一件集简单与困难为一体的事情。对于一些组织,比如华为、阿里巴巴,他们的“主动遗忘”似乎是自然而然发生的事,非常简单,但又非常有效。他们可能会快速做出决策,放弃非常稳定的某个业务、某个行业、某种模式,开拓一件看上去不可能去做成功的事情,最后他们做成功了。究竟这些组织是怎样做到主动遗忘旧的过时知识?又是如何做到主动遗忘新的有害知识?


在对主动遗忘的管理中,组织如何帮助个体去克服“懒惰的力量”,不再延续对以往路径的依赖?


而由一个一个个体组成的组织,要去管理自身以及组成自身的个体,不断在前行之路上“主动遗忘”,甘心的正确的“遗忘”,并由此获得“新生”实在是组织进行知识管理时更富有挑战性的工作。这一个过程中的机理值得我们管理研究者去不断探索。

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